Muitos já devem ter se perguntado, ou até mesmo demonstrado a curiosidade em direcionar este “prompt” à uma das ferramentas de IA (Inteligência Artificial) disponíveis no mercado, no que se refere a enigmática e centenária pergunta: O que veio primeiro….,o ovo ou a galinha?
Mas, e no que diz respeito a manutenção?
Quando tratamos do tema organização e estruturação da área de manutenção, o que vem primeiro? A contratação e implantação do sistema informatizado de gestão ou o desenho de políticas, diretrizes, processos e estratégias?
Neste quesito, as ferramentas de IA são categóricas ao “cravar” como resposta a priorização no desenho de políticas, diretrizes, processos e estratégias, considerando que o sistema informatizado de gestão precisará se moldar às necessidades do cliente, seja no que diz respeito ao modelo de planejamento, seja em função da forma com a qual se desejará acompanhar e medir os resultados.
De fato, tal estruturação prévia resultará em um conjunto de condições a serem avaliadas e eventualmente ajustadas (ou não) durante a customização e preparo da ferramenta, permitindo com que gestores e equipes envolvidas extraiam o seu maior potencial.
Trata-se de um trabalho necessário durante a etapa de reestruturação e implantação de sua área de manutenção, trabalho este que deverá ser cuidadosamente conduzido e envolver um conjunto de profissionais ao longo do processo.
- A gerência: Responsável pela definição da itens como missão, visão, valores, expectativas, estratégias e objetivos a serem adotados ou perseguidos pela área de manutenção
- Supervisão e liderança: Colaboradores cuja participação será de extrema importância durante as etapas de análise dos ativos e definição de temas como a criticidade funcional, prioridades no atendimento, construção dos planos de trabalho, fluxos de trabalho, entre outros
- Equipes de planejamento, programação e controle: Responsáveis por agregar a sua experiência no processo de planejamento das atividades de operação e manutenção, através do uso de modelos estruturados e uma adequada organização das informações
Neste mesmo contexto, poder-se-á considerar a eventual participação de consultores externos, cuja finalidade e função será apenas a de coordenar e organizar o desenvolvimento dos trabalhos de estruturação utilizando-se de sua experiência e de modelos estruturados.
O processo de estruturação da manutenção deverá ser cuidadosamente conduzido e ordenado, de forma a definir elementos que impactarão no processo de customização e ajuste no sistema informatizado de gestão. Pode-se destacar como exemplo:
Embora nenhuma atividade de planejamento deva ser considerada como definitiva e isenta de revisões (vide o próprio conceito PDCA), o esforço / trabalho envolvido na estruturação do departamento e de suas políticas será perene em grande parte, necessitando apenas de ajustes, na medida em que tais necessidades forem apontadas a partir dos resultados e análises realizadas.
Aliás, esta condição de análise contínua de resultados nos remete à importância de nossas células de planejamento, programação e controle / gestão dentro da estrutura do departamento, pois, modelos de estruturação e planejamento precisarão ser continuamente retroalimentados a partir de resultados coletados, possibilitando a implementação de melhorias no processo e o atingimento de metas estabelecidas.
Neste sentido, o adequado e bem estruturado armazenamento de dados será fundamental para as atividades de gestão e adoção de ajustes no processo.
“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia.” “Sem dados, você é apenas mais uma pessoa com uma opinião” |
Toda esta estruturação requererá a definição de equipes ou grupos de colaboradores participantes, assim como pela definição de etapas e formatos sobre os quais o trabalho será conduzido, demandando por uma agenda de eventos durante todo o desenvolvimento.
- Estruturação da equipe: Etapa na qual se formará a equipe de desenvolvimento e colaboração ao longo do processo ou projeto
- Reuniões iniciais para o levantamento de definições: Conjunto de reuniões para a estruturação do trabalho e definição de pontos importantes como missão, visão, valores, expectativas, objetivos ou metas, abrangência, colaboradores a serem convidados, agenda de reuniões e expectativas quanto aos prazos e resultados
- Reuniões de trabalho com modelos estruturados: As reuniões de trabalho serão conduzidas para a estruturação dos principais processos, a partir de ferramentas como brainstormings, 5W2H, diagrama de Ishikawa, Matriz ABC, entre outros modelos de ferramentas estruturadas
- Reuniões para a validação final de modelos: Reuniões para revisão, ajuste e validação dos modelos finais que englobarão as políticas e diretrizes, cadastramento e planejamento, programação, formas ou meios de acompanhamento / monitoramento de resultados e implementação ou customização da ferramenta de gestão
Trata-se, portanto, do cumprimento necessário de algumas etapas para a estruturação dos processos que nortearão a área ou departamento da manutenção na customização da ferramenta informatizada de gestão.
Texto elaborado por Alexandre M. F. Lara
Diretor da A&F Partners Consulting